会议宣传手册

会议宣传手册可以做成多种不同的样子，可以做成标准的三四个折页，也可以做成散页再装订起来加一个漂亮的封面，或者做成小册子的形式。不论你选择哪种形式，它都一定要含有相关信息。
设计宣传手册时，要假设你的潜在客户从没见过或者听说过你的饭店，当然也没有得到过任何有关其会议服务能力的信息。假如你自己是一个正在为下一次活动寻找合适的饭店的会议组织者，你想要的信息应该是非常清楚简洁的。会议策划人经常抱怨饭店不能提供又好又准确的描述性的材料。
宣传手册要给会议策划人提供足够的初步计划时所需的基本资料。
如果可能的话用图表来表现较大的会议室，或者至少应该充分描述。富丽堂皇的舞厅能容纳多少人？是什么样的设置（例如，礼堂式设置要比圆桌座位的容量大）？好的宣传手册要提供足够的信息以便会议策划人可以把它作为工具来缩小选择饭店的范围。
策划会议宣传手册的点子主要来源之一当然是现存的各种小册子。现在就开始收集宣传手册，这个领域有一些小册子是非常优秀的。把你喜欢的那些小册子归档以备参考，在你策划自己的宣传册时它们可能会给你很多的启发。
最好的宣传册子应展示所有主要房间的比例轮廓图。某一会议策划人这样说过：我喜欢收到会议策划人套装资料，不过不喜欢笼统的饭店信息。我需要看到有具体座位数量的楼层设计。饭店老板要使人了解这些信息是需要花时间和金钱的，但这些资料是很有用的。

会议宣传手册基本信息

饭店的会议宣传手册应当提供会议策划人决定会议地点时需要的所有信息。有效的会议宣传手册应当包括以下所有或至少大部分信息：
•饭店名称
•饭店地址。如果可能的话，一张地区位置图表明饭店接近机场、主要公路和本地区旅游胜地。
•饭店的电话号码（免费电话会鼓励读者回应）；联系人（会议服务经理、会议协调者）的姓名。
•饭店传真号码
•展示空间的照片、图表或完整的描写（大小、比例图、地板承载量、天花板高度）。
•可用的视听设备
•其他可用的会议服务（电话会议、传真设备、个人电脑、文员和登记注册帮助、商务中心）。
•特殊服务和设施（摄影服务、鲜花、娱乐）
•宴会和饮料安排
•主题晚会安排
•客房信息（描述、楼层设计、房间区方位、预订、价格、到达/离开信息）。
•特殊手续（付账手续、运载和接待手续、签名和通知规定等）。
•娱乐和休闲（饭店游玩、配偶娱乐、本地区旅游胜地）。
•交通（停车设施、班车服务、旅游观光、出租车、公共交通）。
•其他信息（天气、服装、小费、可以利用的送餐服务等等）。
•以往会议的证明。
•供会议策划人使用的一览表和策划指南。

宣传册不必功利性太强，否则会导致它不能从好的角度来展示你的饭店。选择一个饭店并不仅仅是因为它能举办活动，美丽的结构和环境、方便的地理位置和专业素质的员工都是很重要的。但是这些信息只能在不损害基本设施信息的情况下才能包括进去。因此，赠送会议宣传手册时一定要一并赠送饭店的一般宣传册。
设计你的材料，使饭店联系人能够完整顺利地介绍饭店情况。在销售介绍、直接邮寄、展示会等活动中，好的宣传手册能起到很大作用，它还可以通过会议局、航空公司和会议专业人员等中介为你服务。

计算机光盘

和宣传录像一样，可以存储大量信息（包括文本、图片和声音）的计算机激光识读光盘也可以用来让会议策划人“观光”饭店。光盘通常和互联网广告结合使用，可以把它寄给会议策划人，让他们在自己的电脑上“真实地”看一看饭店或其所在地区。
计算机光盘比宣传录像有更多的优势。首先是其形式：光盘一般能储存六亿五千万个字符—或将近160000文本页；其寿命很长（保质期将近100年）；不会被磁化；容易重新制作和邮寄，也很便宜。除此之外，越来越多的会议策划人使用电脑，而且大多数电脑都配备有光驱。
很多情况下，光盘上展示的内容是网上宣传资料的复制品，对饭店来说大大降低了生产成本，并且，即使会议策划人不能上网，他也可以在计算机上使用光盘。
目前有包括圣安东尼奥、得克萨斯和加利福尼亚州的桑塔克拉拉在内的为数不少的饭店和会议旅游局都使用计算机光盘。拉德森饭店向会议策划人分发拉德森饭店目录光盘，内容包括其所有连锁饭店的楼层设计。TTT喜来登饭店正在把其《会议设施指南》制成计算机光盘。
正如其他形式的广告一样，光盘展示也应当反映饭店形象，应当提供有关信息满足会议策划人的需求。上文中提到的详细的楼层设计是一大卖点，同样重要的还有与关键会议服务人员的会谈、饭店“观光”（最好是当有几个团体在饭店举行活动时）、感到满意的客户的推荐等等。许多饭店在制作第一张光盘，尤其是制作与互联网销售计划结合使用的光盘时，往往选择专业人员协助。

其他附带赠送材料

除了宣传手册以外，附带赠送材料还可能包括诸如明信片、小传单、地图、桌卡和通讯简报等各种散页。这些东西不仅能让潜在客户记住饭店的名字和特征，还可以用来帮助销售人员增强销售陈述效果。
和宣传手册一样，所有这些材料都应认真策划，使之成为饭店总体市场营销和广告战略的一部分。他们也应当和报刊广告一样设计得很漂亮，列出饭店特色以及可提供的好处。最重要的是，印刷的赠送材料的目标应当是会议市场（例如，应该为会议市场和休闲旅游细分市场分别设计事实通讯）。